Gestión de proyectos: el fin justifica los medios

Solemos utilizar la frase : "el fin justifica los medios" de forma negativa, pero en este artículo la usamos libremente para transmitir claramente un mensaje: en la Gestión de proyectos lo más importante es no perder de vista los resultados.

El enfoque por proyectos, se ha convertido en la panacea a las debilidades de las organizaciones que no obtienen los resultados deseados. Ayuda a que la organización sume “pequeñas” victorias, y en consecuencia sus resultados globales sean óptimos. Es por ello que la tendencia unificadora de todas las operaciones está quedándose atrás… y con ella, las excusas para los procesos inconclusos, las actividades sin razón y los escasos resultados; y en consecuencia el fracaso en lo que puede ser una importante “batalla” organizacional.

Bajo el enfoque de la gestión de proyectos¸ pueden desarrollarse desde mejoras a productos hasta la construcción de un complejo de oficinas. El principio es el mismo: el producto entregado debe ser del todo útil y funcional al cliente, y los grupos de interés (stakeholders), y se logró haciendo uso óptimo de los recursos disponibles en el tiempo esperado.

Hay mucha tela que cortar en el tema de la Gestión de proyectos. Pero existen tres ideas básicas que no debes perder de vista:

Ten en la mira el beneficio: no es suficiente que gestiones un proyecto preocupándote sólo en no sobrepasar los costos o en entregar las cosas a tiempo. En un proyecto, lo más importante es que nunca pierdas de vista la obtención del beneficio. Si se trata de una empresa, probablemente el beneficio es calculado con ganancias o porciones de mercado, originadas -por ejemplo- por el desarrollo de un proyecto de productos o servicios. En las organizaciones gubernamentales o sociales, los beneficios también pueden medirse, por ejemplo, con el número de personas beneficiadas con un programa, la disminución de la incidencia de una enfermedad, entre muchos otros casos.

No inventes el agua tibia: existen dos modalidades en las cuales se ha podido demostrar su éxito como metodología para la gestión de proyecto: el PMBok, perteneciente al PMI (Project Management Institute) y Prince2, que traduce Projects In Controlled Environments (proyectos en ambientes controlados), de dominio público. Es mejor que trabajar con alguna de estas modalidades, en las cuales existe suficiente documentación y comunidades trabajando para su optimización.

Se flexible y organizado: necesitarás creatividad, escuchar a las personas, hacer ajustes, etc. para garantizar el éxito del proyecto. Nada se ejecuta exactamente como se planificó. Lo importante es hacer uso óptimo de los recursos disponibles, tener resultados a tiempo y como hemos resaltado desde el principio: obtener beneficios.Los cambios dentro del proyecto deberán asumirse entonces de forma organizada, para que no acarren contratiempos en el futuro ni confusiones en los participantes.